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綜合辦公室管理提升自查報告檔

綜合辦公室管理提升自查報告
按照成套公司管理提升領導小組的工作部署,綜合辦公 室 6 月 7 日便召開了部門工作會議,會上我們首先對“關于 印發《中鐵科工集團全面開展管理提升活動工作方案》的通 知”中鐵科工發【2012】95 號文件進行學習,然后分析辦公 室的各項管理現狀,對辦公室涉及的工作如:文件收發、檔 案管理、會務、辦公用品采購、車輛管理等工作進行自我檢 查,找出薄弱環節并明確了提升活動任務,初步研究了提升 措施。 一、 綜合辦公室管理提升項目: (一) 檔案管理 公司檔案管理歸口于綜合辦公室, 2011 年集團公司帶領 各子分公司著力開展了檔案管理工作,在 3 月 28 日發布的 “關于印發《中鐵科工集團有限供公司 2011 年度檔案工作 要點》 的通知” 中鐵科工辦 【2011】 號文件中明確了 2011 33 年檔案管理的工作計劃以及節點目標,辦公室根據集團公司 要求積極開展檔案管理工作,規范了黨、政、工、團的檔案 管理。但具部分一線和生產部門反映,該部門的檔案管理沒 有相應的流程及規章制度,存在雜亂、丟失的情況。為此辦 公室應提升管理, 統一文件的歸檔流程、 方式、 以及編號等, 規范公司各部門的檔案管理(技術、財務文件除外) 。

(二) 無紙化辦公 自 2010 年 10 月 29 日,集團公司發布了“關于集團公 司各子、分公司電子公文流轉下一步工作安排的通知”網絡 電報 2010-119 號文件起,辦公室便實施了在公司內部進行 無紙化辦公的建設和運行工作,組建信息化工作小組、OA 聯 絡員、在公司內宣傳并組織學習集團公司發布的《中鐵科工 集團電子公文流轉使用說明》文件,針對成套公司實際情況 制定了《中鐵科工集團機械成套分公司 OA 管理辦法》等。 截至到今黨、政、工、團文件的無紙化已經運行一年半,辦 公效率相較之前得到了顯著提高,公司無紙化辦公體系已較 為成熟,為了進一步提升此項工作,辦公室希望將各部門之 間的《公示通知單》進行無紙化流傳,從而大力提高各部門 之間的工作效率,進一步完善公司機關內部的無紙化辦公。 二、 綜合辦公室工作中存在的問題 (一)公司員工 OA 登錄情況相較以往逐年有所提升, 但還未達到預期目標,望全公司員工予以重視,共同建設現 代化企業辦公機制。 (二)現階段公司派車困難,存在司機匱乏的情況,導 致管理上出現漏洞,公車私用情況普遍。 (三)部分部門每月未按要求上報辦公用品采購計劃, 存在遲報、漏報的情況,導致辦公室負責辦公用品管理的員 工工作量加大。

(四)會務管理需繼續加強力度,會議結束后無特殊情 況第一時間進行清潔。

綜合辦公室 二〇一二年六月十三日


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